Quản lý kho phôi biển hiệu cho xưởng vừa: sheet Excel + nguyên tắc vào trước – ra trước
Tóm tắt nhanh: Quản lý kho phôi biển hiệu cho xưởng vừa (5-15 thợ, 50-200 đơn/tháng) cần 3 yếu tố chính: (1) chỉ giữ 20 mã phôi bán chạy nhất thay vì 100+ mã, (2) áp dụng vào trước – ra trước cho phôi mica (mica trên 6 tháng dễ ngả vàng), (3) dùng sheet Excel có cảnh báo tồn tối thiểu tự động. Bài này có mẫu Excel + hướng dẫn cấu hình.
Chào anh em! Đây là chương phụ cho Sổ tay vận hành xưởng quảng cáo bán sỉ — viết chi tiết về khâu quản lý kho phôi cho xưởng vừa. Nếu xưởng anh chỉ 1-3 thợ, 5-20 đơn/tháng, thì không cần sheet phức tạp. Nhưng khi đến 50 đơn/tháng, quản kho bằng trí nhớ hoặc note giấy là mất phôi + đơn chậm thường xuyên.
Sau 22 năm vận hành, tôi rút ra: kho phôi không phải càng nhiều mã càng tốt. Xưởng Ngọc Khánh chỉ giữ **20 mã VAY_* bán chạy nhất tại kho, còn lại đặt theo đơn từ nhà cung cấp trong 24h. Kết quả: giảm 60% vốn tồn kho**, không hết mã cho khách chuỗi.
3 sai lầm phổ biến khi xưởng vừa quản kho phôi
- Ôm 100+ mã “cho chắc” — vốn kẹt 200-500tr, phôi để lâu ngả vàng, chi phí kho tăng
- Không có tồn tối thiểu — đến khi khách order mới thấy hết, chạy đi lấy gấp giá cao +15-20%
- Không vào trước – ra trước (vào trước – ra trước) — phôi mới xuất trước, phôi cũ nằm đáy 12+ tháng → ngả vàng phải huỷ
Trong đó lỗi thứ 3 tốn tiền nhất: xưởng Ngọc Khánh từng huỷ ~30 phôi mica ngả vàng năm 2019 (thiệt hại ~25tr) do không vào trước – ra trước. Sau đó áp dụng chuẩn quy trình, 5 năm nay không lãng phí thêm phôi nào.
Sheet Excel quản kho — 8 cột bắt buộc
Đây là mẫu sheet Ngọc Khánh dùng, anh em copy về Google Sheets hoặc Excel:
| Cột | Tên cột | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| A | Mã phôi | VAY_TRON_80 | Chuẩn hoá theo Ngọc Khánh: VAY_{hình}_{size} |
| B | Tên hiển thị | Biển vẫy tròn Ø80cm | Cho bán hàng tra cứu |
| C | Tồn hiện tại | 12 | Cập nhật mỗi lần nhập/xuất |
| D | Tồn tối thiểu | 5 | Ngưỡng cảnh báo nhập lại |
| E | Tồn tối đa | 20 | Ngưỡng cảnh báo dừng nhập |
| F | Ngày nhập lô mới nhất | 2026-09-05 | Để tính tuổi phôi |
| G | Giá Ngọc Khánh theo bậc | 900k (Bạc) | Cho bán hàng báo giá nhanh |
| H | Trạng thái | ✅ / ⚠️ / 🚨 | Công thức =IF C |
Công thức cột H (dán vào Excel):
Thiết lập conditional formatting để tô đỏ dòng “🚨 NHẬP GẤP” — sáng mở sheet ra thấy ngay mã nào cần đặt.
20 mã phôi bán chạy nhất — xưởng vừa chỉ cần giữ chừng này
Số liệu nội bộ Ngọc Khánh 2025-2026 (top 20 chiếm ~80% doanh thu):
Tròn (6 mã)
- VAY_TRON_40 · VAY_TRON_50 · VAY_TRON_60 · VAY_TRON_80 · VAY_TRON_100
Vuông (4 mã)
- VAY_VUONG_40 · VAY_VUONG_50 · VAY_VUONG_60 · VAY_VUONG_80
Chữ nhật (5 mã)
- VAY_CHUNHAT_60x100 · VAY_CHUNHAT_60x120 · VAY_CHUNHAT_60x150 · VAY_CHUNHAT_80x120 · VAY_CHUNHAT_80x200
Elip (3 mã)
- VAY_ELIP_60x40 · VAY_ELIP_80x60 · VAY_ELIP_100x80
Đặc biệt (2 mã)
- VAY_CHOP_60 (biển chóp bát giác) · VAY_LUON_80 (biển lượn cong)
**Xem chi tiết 34 mã VAY_* + giá theo bậc: Bảng giá sỉ 4 bậc. Các mã còn lại đặt theo đơn**, Ngọc Khánh giao 24h nội thành HN/HCM hoặc 3 ngày liên tỉnh — chi tiết Ship phôi 24h nội thành + 3 ngày liên tỉnh.
Vào trước – ra trước (vào trước – ra trước) cho phôi mica — cách áp dụng
Mica phôi có tuổi thọ kho ~9-12 tháng (sau đó có xu hướng ngả vàng nhẹ dù chưa dùng). Vì vậy phôi nào nhập trước phải xuất trước.
Cách thiết lập vật lý trong kho
- Kệ chia 3 tầng theo tuần nhập — tầng dưới cùng: cũ nhất; tầng trên cùng: mới nhất
- Dán tem ngày nhập trên góc mỗi phôi (label giấy 3x2cm, viết bút bi)
- Thợ lấy phôi luôn từ tầng dưới — quy tắc bất di bất dịch
- Kiểm tra hàng tuần — phôi >6 tháng phải ưu tiên xuất ngay hoặc gọi khách “có ưu đãi mua size này”
Cách thiết lập trên Excel
Thêm cột phụ: “Ngày nhập” và “Tuổi phôi (ngày)”.
Công thức tuổi phôi:
Conditional formatting: >180 ngày = vàng, >270 ngày = đỏ.
Sáng thứ 2 hàng tuần, sort theo cột Tuổi giảm dần → biết phôi nào cần xuất trước.
4 nguyên tắc nhập kho từ Ngọc Khánh
Xưởng vừa đặt phôi từ Ngọc Khánh cần chú ý 4 nguyên tắc để tối ưu chi phí:
- Đặt gộp mỗi 2 tuần — không đặt vụn vặt hàng ngày (phí ship 60-100k/đơn nhỏ = ăn biên lợi nhuận)
- Đặt khi tồn còn 40-50% tối thiểu — không đợi hết mới đặt, đề phòng Ngọc Khánh cháy hàng ngày Tết/lễ
- Đặt kèm 1-2 mã “lô test” — mỗi tháng test 1 mã mới ngoài top 20, đo tốc độ bán
- Kiểm phôi ngay khi nhận — check trầy xước, cong vênh trong 24h, đổi trả trong 7 ngày (chính sách Ngọc Khánh)
Kiểm kho định kỳ — 2 tuần/lần với xưởng vừa
Xưởng nhỏ có thể kiểm hàng tháng, nhưng xưởng vừa (50+ đơn/tháng) bắt buộc 2 tuần/lần:
- Sáng thứ 7 tuần chẵn: 1 thợ dành 2h đối chiếu tồn thực tế vs sheet Excel
- Sai lệch >5%: điều tra ngay — có phôi bị mất, thợ lấy không note, hay do lỗi nhập sheet
- Ghi log vào tab “Kiểm kho” trong file Excel: ngày, ai kiểm, sai lệch mã nào, xử lý gì
Sau 6 tháng có đủ dữ liệu để đưa vào phần mềm quản lý đơn chuyên nghiệp (KiotViet, Sapo…) — chuyển từ Excel sang khi xưởng >100 đơn/tháng.
Ứng dụng cho xưởng nhỏ (dưới 30 đơn/tháng)
Nếu xưởng anh nhỏ hơn, không cần sheet 8 cột. Dùng bản rút gọn:
| Mã phôi | Tồn | Tối thiểu | Cảnh báo |
|---|---|---|---|
| VAY_TRON_80 | 3 | 2 | ✅ |
| VAY_VUONG_60 | 1 | 2 | 🚨 |
Ngoài ra, giữ chỉ 8-10 mã bán chạy nhất tại kho, còn lại đặt theo đơn từ Ngọc Khánh giao 24h. Xưởng nhỏ ưu tiên giảm vốn kẹt kho hơn tối ưu quy trình.
FAQ — Câu hỏi anh em hay hỏi
Xưởng vừa nên tồn kho tổng bao nhiêu tiền?
Kinh nghiệm Ngọc Khánh: tồn kho phôi tương đương 1-1.5 tháng doanh thu. Xưởng 300tr doanh thu/tháng → tồn 300-450tr phôi. Vượt lên là dư vốn kẹt, dưới xuống là dễ chậm đơn.
Có nên dùng KiotViet hoặc Sapo cho quản kho phôi?
Từ >100 đơn/tháng thì nên. Excel tự làm tốt đến 100 đơn/tháng. KiotViet/Sapo chi phí ~200-500k/tháng nhưng có POS + báo cáo tự động. Chi tiết: Chọn phần mềm quản lý đơn cho xưởng biển.
Phôi mica ngả vàng có bán rẻ được không?
Được, nhưng phải báo trung thực cho khách. Xưởng Ngọc Khánh gom phôi ngả vàng bán “giá thanh lý” giảm 40-50%, dùng cho biển tạm sự kiện 6 tháng. Không bán như phôi mới.
Sheet Excel này dùng cho cả kho ship thẳng khách của đại lý được không?
Được, chỉ cần thêm cột “Đang giữ hộ khách nào” để tránh nhầm. Chi tiết mô hình: Ship thẳng cho khách của đại lý.
Kết + Bước tiếp theo
Quản kho phôi tốt = giảm vốn kẹt 30-40%, giảm phôi huỷ 90%, không chậm đơn. 3 yếu tố này áp dụng đều đặn 6 tháng, xưởng vừa sẽ thấy dòng tiền khoẻ hơn rõ rệt.
3 bước hành động ngay
- Hôm nay: Tạo file Excel 8 cột, nhập 20 mã bán chạy nhất
- Tuần này: Thiết lập conditional formatting cột H (🚨/⚠️/✅) + kiểm kho toàn bộ 1 lần
- Tháng này: Gửi Zalo
0912076341xin mẫu Excel quản kho 2026 + video hướng dẫn miễn phí
Đọc thêm
- Sổ tay vận hành xưởng quảng cáo bán sỉ (bài viết trụ cột)
- Ship phôi 24h nội thành + 3 ngày liên tỉnh
- Chọn phần mềm quản lý đơn cho xưởng biển
- Kế toán cho xưởng quảng cáo
- Bảng giá sỉ 4 bậc — tham chiếu giá 20 mã bán chạy
Về tác giả
Anh Nguyễn Văn Lương — Chủ xưởng Ngọc Khánh, khởi nghiệp từ 2004. Vận hành 2 kho phôi HN + HCM tổng ~50.000 phôi/năm, chia sẻ kinh nghiệm thiết lập quản kho cho 200+ xưởng đối tác.
Xưởng HN: Ngõ 234 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội · Kho HCM: 312/25/5 Lê Thị Riêng, Thới An, HCM
Zalo: 0912076341 · Hotline: 0985 684 109
Xuất bản: 10/09/2026 · Cập nhật: 10/09/2026 · Review tiếp: 03/2027